Fazerin päiväkodin asiakasrekisterin rekisteriselostus

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

 

1. Rekisterinpitäjä ja tämän edustajan nimi ja yhteystiedot

Nimi: Fazer Makeiset Oy

Yhteystiedot: Käyntiosoite Fazerintie 6, 01230 Vantaa; postiosoite PL 4, 00941 Helsinki

Rekisterinpitäjän edustaja: Päiväkodin johtaja Outi Mäkinen

puh. +358 9 87621

sähköposti outi.makinen@fazer.com

 

 2. Rekisterin nimi

Fazerin päiväkodin asiakasrekisteri

Laatimispäivä 23.9.2014

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tiedot toimivat apuvälineenä asiakastyössä. Rekisterin tietoja voidaan käyttää palvelun toteuttamiseksi sekä lasten päivähoidon asiakastyön erivaiheissa, kuten hakemusvaiheessa, palvelusopimuksen valmistelussa, asiakaslaskutuksessa , palvelun toteutuksessa sekä arvioinnissa ja seurannassa.

 

4. Rekisterin tietosisältö

Lapsen huoltajan ja lapsen henkilötiedot

henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kotikunta, äidinkieli, liiketoimintayksikkö (Fazerin henkilökunta)

Palveluntarve

             Hakemustiedot

             Palvelusopimus

             Toteuttamissuunnitelma

             Hoitopaikkatiedot

             Hoitoajat, läsnä ja poissaolotiedot

             Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot

             Toimintayksikkötiedot

             Tietoja lasten päivähoidon henkilöstöstä

 Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttörajoituksin

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti päivähoitopalvelun käyttäjältä itseltään hänen ilmoittaessaan tietonsa rekisterinpitäjälle päivähoitohakemuksen lähettämisen yhteydessä ja hoitosuhteen aikana.

Verkkosivujen kävijämääriä ja muita yleisiä anonyymejä tietoja seurataan analytiikan ja evästeiden avulla tai muuta vastaavaa tekniikkaa käyttäen

 

6. Rekisterin suojaaminen

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelusuhteen päätyttyä

 Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

 Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Palvelimet ovat vahvasti suojattuja.

 

7. Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Asiakaskohtaisten tietojen säilytyksessä noudatetaan sosiaaliviraston arkistointisuunnitelman mukaisia säilytysaikoja. Hävittämisessä noudatetaan arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säädöksiä ja määräyksiä.

 Lasten päivähoidon tietojen, kuten perustietolomakkeen ja palvelusopimuksen säilytysaika on kuusi vuotta hoidossa olon päättymisestä. Päivähoidon päiväkirjojen säilytysaika on kymmenen vuotta.

 

8. Tarkastusoikeus

Palveluiden käyttäjällä on henkilötietolain 26§:n mukaan oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

 Tarkistuspyynnön voi esittää seuraavasti:

 Kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö lähetetään rekisterinpitäjän edustajalle kohdassa 1 esitettyyn osoitteeseen tai lähetetään sähköpostilla rekisterin edustajalle

Tarkastuspyyntö esitetään henkilökohtaisesti kohdassa 1 esitetyssä osoitteessa.

 Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 1 mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

 

9. Kielto-oikeus

Tämän rekisterin piirissä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.