Tietosuojaseloste / Fazer Makeisten yritysten yhteyshenkilöiden tietoja sisältävä rekisteri

Tietosuojaselosteen ydinkohdat:

  • Asiakaslähtöisyys ja laadukkuus ovat keskeisiä arvojamme: käsittelemme tietojasi vastuullisesti ja haluamme olla luottamuksesi arvoinen.

  • Kuvaamme tässä tietosuojaselosteessa, miten henkilötietojasi kerätään, käsitellään ja suojataan Fazer-konsernissa silloin, kun Fazer-konsernin makeis- ja keksiliiketoiminnan yhteydessä käsitellään henkilötietojasi edustamasi yrityksen edustajana.

  • Keräämämme tiedot voivat olla sellaisia, joita saamme sinulta, kun asioit yrityksesi edustajana kanssamme. Lisäksi voimme kerätä tietoa yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

  • Voimme käsitellä tietojasi palvelujemme toteuttamisessa, markkinointi- ja asiakasviestinnässämme sekä asiakaspalvelussa. Antamiesi kiinnostustietojen avulla voimme myös kohdentaa markkinointiamme ja viestintää juuri sinulle sopivaksi. 

  • Voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn tästä tietosuojaselosteessa kuvatuin tavoin.

Tässä tietosuojaselosteessa käsittelemme seuraavia asioita:

1.      Yleistä

2.      Mistä keräämme tietoa?

3.      Millaista tietoa keräämme?

4.      Mihin tietoja käytetään?

5.      Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

6.      Ketkä voivat käsitellä tietojasi ja luovutammeko niitä kolmansille tahoille?

7.      Siirrämmekö tietojasi EU:n ulkopuolelle (ns. kolmanteen maahan)?

8.      Miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?

9.      Miten suojaamme henkilötietojasi?

10.    Voimmeko muuttaa tietosuojaselostetta?

11.     Kenen puoleen voit kääntyä tietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä?

12.     Rekisterinpitäjät

1. Yleistä

Fazer on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan silloin, kun Fazer-konsernin makeis- ja keksiliiketoiminnan yhteydessä käsitellään henkilötietojasi edustamasi yrityksen edustajana. Yrityksellä tarkoitamme tässä myös yhteisöjä.

2. Mistä keräämme tietoa?

Voimme kerätä sinua koskevia tietoja sinulta itseltäsi esimerkiksi silloin, kun asioit yrityksesi edustajana kanssamme tai kun havainnoimme sinulle tarjottujen palvelujen käyttöä koskevia tietoja (esim. tieto sähköpostin avaamisesta).

Voimme kerätä rekisteriimme tietoja myös yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten yritysten verkkosivustoilta tai hakemistoista, sekä Fazer-konserniin kuuluvien yritysten rekistereistä. Lisäksi voimme kerätä ja päivittää tietoja väestötietojärjestelmästä sekä vastaavista rekistereistä.

3. Millaista tietoa keräämme?

Voimme kerätä sinusta muun muassa seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • henkilön asema, tehtävä ja/tai titteli yrityksessä
  • suoramarkkinointikiellot
  • rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostustiedot
  • mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat lisätiedot ja muut rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen suhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta tarpeelliset tiedot.

4. Mihin tietoja käytetään?

Käsittelemme tietojasi silloin, kun tietoja tarvitaan sopimuksen toteuttamisessa tai jos tiedot ovat tarpeen Fazerin oikeutettujen etujen toteuttamisessa. Oikeutettu etu tarkoittaa alla olevaa yhtä tai useampaa käyttötarkoitusta.

  • Asiakaspalvelu ja -viestintä: Käytämme tietojasi asiakaspalvelussa ja sen kehittämisessä sekä asiakasviestinnässä, kuten lähettääksemme sinulle ilmoituksia liittyen verkkopalveluissamme tekemiisi toimiin (esimerkiksi tilausvahvistus ostoksesta).
  • Suoramarkkinointi sekä markkinointi- ja mielipidetutkimukset: Käytämme tietojasi tuotteidemme ja palveluidemme markkinoimiseen. Yritysasiakkaana voit milloin tahansa kieltää sinuun kohdistetun sähköisen suoramarkkinoinnin.
  • Viestinnän ja markkinoinnin kohdentaminen: Voimme personoida viestintämme, kuten uutiskirjeiden ja markkinoinnin sisältöä siten, että se olisi sinulle työssäsi hyödyllistä.
  • Analysointi, tilastointi sekä liiketoiminnan, tuotteiden ja palvelujen kehittäminen: Käytämme tietoja analysointi-, tilastointi- ja raportointitarkoituksiin sekä liiketoimintamme, tuotteidemme ja palvelujemme kehittämiseen ja käyttökokemuksen parantamiseen.

5. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Emme säilytä tietojasi kauemmin kuin on tarpeen yllä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi sekä mahdollisen muun pakottavan lainsäädännön, kuten kirjanpitolainsäädännön noudattamiseksi. Jos kiellät sinuun kohdistetun suoramarkkinoinnin, säilytämme tiedon siitä, että et halua vastaanottaa meiltä markkinointia, jotta voimme kunnioittaa tahtoasi. Jos et enää hoida niitä tehtäviä yrityksessä, joiden perusteella käsittelemme tietojasi, pyrimme varmistumaan siitä, että tietosi poistuvat rekisteristämme, ellei meillä ole muuta perustetta käsitellä tietojasi (esim. uuden tehtävänkuvasi nojalla).

6. Ketkä voivat käsitellä tietojasi ja luovutammeko niitä kolmansille tahoille?

Tietojasi voidaan käsitellä Fazer-konsernin sisällä, ja tarpeen mukaan siirtää Fazer-konsernin kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden muihin rekistereihin.

Voimme käyttää tietojesi käsittelyyn, kuten tekniseen ylläpitoon tai suoramarkkinoinnin toteuttamiseen, alihankkijoita ja palveluntarjoajia, jolloin velvoitamme heidät asianmukaisin sopimusjärjestelyin huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi sekä noudattamaan muutoinkin kulloinkin voimassa olevaa henkilötietolainsäädäntöä. Käyttämämme alihankkijat ja palveluntarjoajat voivat käyttää tietojasi ainoastaan edellä kuvattujen Fazerin määrittämien käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Emme luovuta heille tietojasi siten, että he voisivat käyttää niitä muihin käyttötarkoituksiin.

Voimme luovuttaa tietojasi esimerkiksi viranomaisille, mikäli lainsäädäntö velvoittaa meitä luovuttamaan tiedot. Lisäksi voimme luovuttaa tietojasi mahdollisen liiketoiminnan myynnin tai muun järjestelyn yhteydessä liiketoiminnan ostajalle tai muulle järjestelyyn liittyvälle relevantille taholle. 

7. Siirrämmekö tietojasi EU:n ulkopuolelle (ns. kolmanteen maahan)?

Hyödynnämme sähköisen suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi Yhdysvalloissa sijaitsevan palveluntarjoajamme tarjoamaa sähköistä työkalua. Mikäli käytämme tietojasi sähköiseen suoramarkkinointiin, tietojasi voidaan tässä yhteydessä siirtää kyseiselle palveluntarjoajallemme. Palveluntarjoajamme on sitoutunut noudattamaan EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen ns. Privacy Shield -sopimukseen perustuvia sääntöjä, joilla taataan riittävä tietosuojan taso. Kyseiset säännöt takaavat tiukat edellytykset ja vastuusäännökset, mikäli palveluntarjoajamme hyödyntää kolmansia osapuolia tietojen käsittelyssä. Voit lukea lisää EU:n ja Yhdysvaltojen välisestä Privacy Shield -sopimuksesta EU:n komission sivuilta (http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/eu-us-privacy-shield/index_en.htm).

Voimme myös muutoin kuin edellä mainituissa tapauksissa siirtää tietojasi EU:n ulkopuolelle, mikäli se on tarpeen edellä mainittujen tietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai tietojen teknisen ylläpidon vuoksi edellyttäen, että EU:n henkilötietoasetuksessa mainitut edellytykset täyttyvät (sovimme siirrosta esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallilausekkeita).

8. Miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?

Voit käyttää henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia seuraavalla tavalla.

  • Sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää tietojesi käsittely suoramarkkinointia varten (vastustamisoikeus). Voit esimerkiksi helposti kieltää sinulle lähetettävät sähköpostiviestit, klikkaamalla ”lopeta tilaus” -linkkiä sinulle lähetetyn sähköpostin alalaidassa.
  • Joissakin tilanteissa sinulla voi olla oikeus erityiseen henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvistä syistä vastustaa myös muuta henkilötietojen käsittelyäsi kuin suoramarkkinointia. Oikeutesi koskettaa vain sellaisia tietojasi, joita käsittelemme Fazerin oikeutettujen etujen nojalla. Pyytäessäsi meitä lopettamaan henkilötietojesi käsittelyn tällä perusteella, sinun tulee kertoa meille, mikä on se henkilökohtainen erityinen syy, jonka vuoksi tietojesi käsittely tulisi lopettaa.
  • Sinulla on oikeus pyytää pääsyä sinua itseäsi koskeviin tietoihin tai saada vahvistus siitä, että emme käsittele sinua koskevia tietoja (tarkastusoikeus). Voit tehdä tarkastuspyynnön lähettämällä meille kirjallisen ja allekirjoitetun tarkastuspyynnön alla mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tai tekemällä tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän käyntiosoitteessa. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot sähköisessä muodossa, jolloin voit halutessasi siirtää ne myös toiselle rekisterinpitäjälle (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen)
  • Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään tiedot (oikeus tietojen oikaisemiseen) sekä tietyissä tilanteissa, jos kiistät tietojesi paikkansa pitävyyden, sinulla on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojesi paikkansapitävyyden (oikeus käsittelyn rajoittamiseen).
  • Sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi tietyissä tilanteissa, esimerkiksi silloin, jos henkilötietojesi käsittely ei enää ole tarpeellista niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin (oikeus tulla unohdetuksi). Huomaathan, että jos henkilötietojesi käsittely on tarpeen esimerkiksi antamasi suoramarkkinointikiellon noudattamiseksi, emme voi poistaa tietojasi.  

9. Miten suojaamme henkilötietojasi?

Henkilötietojasi voivat käsitellä vain ne Fazerin työntekijät, joilla on työtehtäviensä vuoksi oikeus käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Palvelimet ovat vahvasti suojattuja.

Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, jotka edellyttävät tietojen luottamuksellista käsittelyä ja suojaamista.

10. Voimmeko muuttaa tietosuojaselostetta?

Kehitämme yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjämme ja palvelujamme jatkuvasti, minkä vuoksi pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta tarvittaessa. Myös muutokset soveltuvassa lainsäädännössä tai sen tulkinnoissa voivat aiheuttaa muutoksia tietosuojaselosteeseemme.  

11. Kenen puoleen voit kääntyä tietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä?

Voit kääntyä tietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä puoleemme ottamalla yhteyttä jäljempänä mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön:

Jos katsot, että olemme tässä tietosuojaselosteessa mainituista periaatteista huolimatta loukanneet henkilötietolainsäädäntöön perustuvia oikeuksiasi, voit myös tehdä valituksen paikalliselle tietosuojasuojavaltuutetulle. Suosittelemme kuitenkin ensin kääntymään puoleemme asian selvittämiseksi. 

12. Rekisterinpitäjät:

Oy Karl Fazer Ab, Fazer Makeiset Oy ja Fazer Konfektyr Ab ovat rekisterinpitäjiä yhdessä, kukin oman toimintansa osalta.

Fazer on kansainvälinen perheyritys, joka tarjoaa leipomo-, makeis- ja keksi- ja viljatuotteita sekä ruokailu- ja kahvilapalveluita. Fazerilla on toimintaa kahdeksassa maassa ja vientiä noin 40 maahan.

Oy Karl Fazer Ab

käyntiosoite: Fazerintie 6, 01230 Vantaa

postiosoite: PL 4, 00941 Helsinki

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö:

Petteri Kangas

sähköpostiosoite: petteri.kangas@fazer.com