Tässä tietosuojaselosteessa käsitellään seuraavia asioita:

  1. Yleistä.
  2. Mistä tietoa kerätään?
  3. Millaista tietoa kerätään?
  4. Mihin tietoja käytetään?
  5. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
  6. Ketkä voivat käsitellä tietojasi ja luovutetaanko niitä muille tahoille?
  7. Voidaanko tietojasi siirtää EU:n tai ETA- maiden ulkopuolelle?
  8. Miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?
  9. Kenen puoleen voit kääntyä tietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä?
  10. Rekisterinpitäjät
  11. Linkit muihin tietosuojaselosteisiin.

1. Yleistä

Fazer Makeiset Oy:n (jälkempana ”Fazer”) päiväkoti (jäljempänä ”Päiväkoti”) tuottaa varhaiskasvatuspalvelua. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten päiväkodin lasten ja heidän huoltajiensa henkilötietoja kerätään, käsitellään ja suojataan Fazerin päiväkodissa. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan varhaiskasvatuspalvelun toteuttamiseksi ja lasten päivähoidon asiakastyön eri vaiheissa.

Fazer on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

“Henkilötiedolla” tarkoitetaan kaikkea tietoa, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön.

“Arkaluontoisella tiedolla” viitataan tietoon, joista ilmenee henkilön rotu, etninen alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys. Arkaluontoisia tietoja ovat myös geneettiset ja biometriset tiedot, kun niitä käytetään henkilön tunnistamiseen, sekä terveyteen, seksuaaliseen käyttäytymiseen ja suuntautumiseen liittyvät tiedot.

“Käsittelyllä” tarkoitetaan kaikkia toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, esimerkiksi tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä ja poistamista.

”Rekisterinpitäjä” viittaa siihen tahoon, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Rekisterinpitäjä siis päättää, miten henkilötietojasi käsitellään.

”Asiakas” viittaa varhaiskasvatuspalvelua käyttävään lapseen tai hänen huoltajaansa.

2. Mistä tietoa kerätään?

Varhaiskasvastuspalveluiden asiakkaana olevan huoltajan ja huoltajan lasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti huoltajalta itseltään tämän ilmoittaessaan tiedot rekisterinpitäjälle päivähoitohakemuksen lähettämisen yhteydessä ja hoitosuhteen aikana. Henkilötietoja saadaan myös asiakkaan kotikunnan varhaiskasvatuspalvelusta.

3. Millaista tietoa kerätään?

Fazerin päiväkoti kerää lapsista ja lasten huoltajista vain varhaiskasvatuspalvelun kannalta tarpeellisia henkilötietoja, muun muassa:

  • Lapsen huoltajan ja lapsen perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kotikunta, äidinkieli ja huoltajan liiketoimintayksikkö ja henkilönumero, jos huoltaja kuuluu Fazerin henkilökuntaan.

Lapsen terveyteen liittyvää tietoa käsitellään, jos esimerkiksi lapselle tulee antaa lääkettä päiväkodissa. Päiväkodille on toimitettava kirjalliset ohjeet ja lääkehoitosuunnitelma varhaiskasvatussuunnitelman liitteeksi. Lapsen allergioista kerätään lääkärintodistus. Lapsen kehitykseen ja oppimiseen liittyvää tietoa käsitellään lapsen yksilöllisen hoidon suunnittelua varten.

Lapsen käyttäytymiseen liittyvää tietoa käsitellään, jos lasta joudutaan rajoittamaan kiinnipitämällä tai vaarallinen esine tulee ottaa haltuun. Mikäli lapsi vahingoittaa toista lasta tai aikuista, nämä tilanteet kirjataan.  

  • Palvelun tuottamiseen liittyvät tiedot
    • Hakemustiedot
    • Palvelusopimus
    • Varhaiskasvatussuunnitelma ja esiopetussuunnitelma
    • Tehostetun tuen suunnitelma
    • Hoitopaikkatiedot
    • Hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot
    • Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot
    • Fazerin liiketoimintayksikkötiedot
    • Tietojen luovuttamisen mahdollistavat huoltajan suostumukset

Päiväkoti käsittelee arkaluontoisia henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan paikallisen lainsäädännön ja EU:n lainsäädännön mukaisesti. Päiväkodin käsittelemät henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

4. Mihin tietoja käytetään?

Lapsen ja lapsen huoltajan tietojen käsittely on tarpeen varhaiskasvatuspalvelun tuottamiseksi. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä palvelusopimuksen tekemiseksi ja tämän perusteella toteutettavan päivävarhaiskasvatuspalvelun toteuttamiseksi. Fazer käsittelee henkilötietoa myös lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Päivähoidon hakemus
  • Palvelusopimuksen valmistelu
  • Asiakaslaskutus
  • Päivähoidon palvelun järjestäminen ja toteuttaminen
  • Valokuvien ja videoiden jakaminen
  • Palvelun arviointi, seuranta ja kehittäminen
  • Päivähoitoon liittyvien tilastotietojen keräys ja analysointi

5. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietojen säilyttämisessä noudatetaan sosiaaliviraston arkistointisuunnitelman mukaisia säilytysaikoja. Hävittämisessä noudatetaan arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säädöksiä ja määräyksiä.

Henkilötietojen säilytysaika määräytyy seuraavien kriteerien perusteella:

  • Lasten päivähoidon tietoja, kuten palvelusopimus ja perustiedot, säilytetään 6 vuotta lapsen hoitosuhteen päättymisestä
  • Päivähoidon päiväkirjojen säilytysaika on 10 vuotta
  • Vanhempien tulotiedot alennettua varhaiskasvatusmaksua varten tarkastetaan ja hävitetään, kun maksu on laskutettu

6. Ketkä voivat käsitellä tietojasi ja luovutetaanko niitä muille tahoille?

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja käsittelevät vain ne Fazerin työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta oikeus käsitellä tietoja. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelusuhteen päätyttyä.

Mikäli varhaiskasvatuspalvelu toteutetaan palvelusetelin avulla tai kaupungin maksusitoumuksella, omistaa kunta kaikki syntyvät asiakirjat ja asiakassuhteen päätyttyä asiakirjat toimitetaan kunnalle arkistoitavaksi. Esimerkiksi, lapsen esiopetussuunnitelma lähetetään kaupungille arkistoitavaksi. Lapsen kehityksen ja oppimisen tuen haasteissa, konsultoidaan tarvittaessa Vantaan kaupungin erityislastentarhanopettajaa.

Palveluntarjoajat: Päiväkoti käyttää päivähoidon toteuttamisessa ja henkilötietojen käsittelyssä apuna Clementia Oy (Muksunkirja) -nimistä palveluntarjoajaa.

Fazer Food Services Oy (henkilöstöravintola Arriba) valmistaa Päiväkodin ateriat, ja käsittelee lapsen allergiatietoja ja mahdollisiin pitkäaikaistairauksiin liittyvää tietoja aterioiden valmistamiseksi.

Kun tietojen käsittelyssä käytetään palveluntarjoajaa, heidän on käsiteltävä henkilötietoja Päiväkodin antamien ohjeiden mukaisesti ja heillä on salassapitovelvollisuus kaikkeen palvelun yhteydessä käsiteltävään tietoon. Palveluntarjoajat velvoitetaan asianmukaisin sopimusjärjestelyin huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta tietojesi suojaamiseksi sekä noudattamaan muutoinkin kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Päiväkodin käyttämät palveluntarjoajat käsittelevät tietojasi ainoastaan edellä kuvattujen Päiväkodin määrittämien käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Lainmukainen velvoite: Tietyissä tilanteissa Päiväkoti on lain nojalla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille tai muille kolmansille osapuolille. Kyseisissä tilanteissa Fazer ei luovuta enempää tietoa, kuin mitä lain nojalla vaaditaan. Tietoja siirretään lain nojalla esimerkiksi seuraaville tahoille:

  • KELA:an siirretään tietoja hoitosuhteen aloittaneista asiakkaista, jos palvelu toteutetaan Kelan yksityisen hoidon tuella.
  • Lastensuojelu- tai rikosilmoitus

Suostumus: Tietyissä tilanteissa Päiväkoti luovuttaa tietoja huoltajan antaman suostumuksen perusteella:

  • Esiopetuksesta kouluun (Esko) -tiedonsiirto. Päiväkoti antaa esiopetuksesta kouluun siirtyvän lapsen tietoja koululle huoltajan luvalla.
  • Hyve-malli tai muu Päiväkodin ja neuvolan yhteistyö. Päiväkoti antaa neuvolalle lasta koskevia tietoja huoltajan luvalla (esim. kuvaus lapsesta).

Yrityskaupat ja sulautumiset: Henkilötietoja voidaan luovuttaa mahdollisen liiketoiminnan myynnin tai sulautumisen yhteydessä liiketoiminnan ostajalle tai muulle järjestelyn kannalta olennaiselle taholle.

7. Voidaanko tietojasi siirtää EU:n tai ETA- maiden ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn? 

  • Sinulla on oikeus pyytää pääsyä sinua itseäsi koskeviin tietoihin tai saada vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja ei käsitellä (oikeus saada pääsy tietoihin).
  • Sinulla on oikeus oikaista tietosi (oikeus tietojen oikaisemiseen). Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli henkilötietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, sinulla on oikeus pyytää Fazeria oikaisemaan tai täydentämään tiedot.
  • Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi tietyissä tilanteissa, esimerkiksi silloin, jos henkilötietojesi käsittely ei enää ole tarpeellista niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, tai jos henkilötietojesi käsittely on perustunut suostumukseen ja haluat peruuttaa suostumuksesi eikä käsittelylle ole muuta perustetta (oikeus saada tiedot poistetuksi). Huomaathan, että Fazerilla on tietyissä tilanteissa oikeudellinen peruste säilyttää henkilötietosi esimerkiksi työsopimus- tai kirjanpitolainsäädännön noudattamiseksi, ja näin ollen monissa tilanteissa tietojasi ei ole mahdollista poistaa.
  • Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä (vastustamisoikeus) silloin, kun tietojasi käsitellään oikeutetun edun perusteella ja vastustamiselle on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvä peruste.
  • Tietyissä tilanteissa sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. (oikeus käsittelyn rajoittamiseen) Tämä tarkoittaa sitä, että käsittelyn rajoittamisen ajan henkilötietojasi ainoastaan säilytetään. Mikäli esimerkiksi kiistät tietojesi paikkaansa pitävyyden, sinulla on oikeus saada rajoitus kiistetyn tiedon käsittelyyn siksi ajaksi, kun Fazer varmistaa tietojesi paikkansapitävyyden.
  • Tietyissä tilanteissa sinulla voi olla oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot sähköisessä muodossa, jolloin voit halutessasi siirtää ne myös toiselle rekisterinpitäjälle (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen).

Voit käyttää tietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi seuraavalla tavalla:

  • Voit tarkastella tietojasi itse Muksunkirjasta. Mikäli haluat tarkastella muita päivähoidon aikana syntyneitä henkilötietoja, kuten lapsen päiväkirjaa tai lapseen liittyviä havaintoja, voit ottaa yhteyttä päiväkodin johtajaan.
  • Oikeuden käyttämistä koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja valmiin lomakkeen voi pyytää päiväkodin johtajalta. Allerkirjoitettu pyyntö lähetetään sähköpostilla rekisterin edustajalle tai postilla kohdan 10 osoitteeseen. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkastetaan ennen oikeuksien toteuttamista.

Alaikäisen osalta edellä mainittuja oikeuksia käyttää hänen huoltajansa tai muu laillinen edustaja.

Jos katsot, että Fazer on tässä tietosuojaselosteessa mainituista periaatteista huolimatta loukannut tietosuojalainsäädäntöön perustuvia oikeuksiasi, sinulla on oikeus tehdä valitus paikalliselle tietosuojasuojaviranomaiselle.

9. Kenen puoleen voit kääntyä tietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä?

Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn, otathan yhteyttä päiväkodin johtajaan:

Outi Mäkinen
puh. +358 9 87621
outi.makinen@fazer.com

10. Rekisterinpitäjät

Tietojesi rekisterinpitäjänä toimii Fazer Makeiset Oy.

Fazer Makeiset Oy

Käyntiosoite: Fazerintie 6, 01230 Vantaa
Postiosoite: PL 4, 00941 Helsinki